[教学]：巧用Excel加快数据录入速度

ctiger

学籍数字化的工作量的确很大，在我这儿的兼职埋头苦干了好几天，还有近千名学生的数据没有处理呢。眼看交差的期限一天一天地接近，我也不禁有点发虚。哎，得赶紧想点加快速度的方法。

　　这项任务之所以比较艰巨，主要是因为原始数据太多，但基本操作却不难，对呀，还有十来个计算机兴趣小组的学生呢，打字速度挺快的，也学过Office，完成这些工作应该不  
成问题。十几个人同时录入岂不是比一个人快多了？俗话说“三个臭皮匠，顶个诸葛亮”嘛，让我们来利用一下网络和Excel的共享功能吧！

　　仔细查阅联机帮助后发现，Excel提供的共享工作簿功能就是专为此而设计的，不但可以提高工作效率，而且在工作过程中还可以随时查看各自所做的改动。当多人一起在共享工作簿上工作时，Excel会自动保持信息不断更新。在一个共享工作簿中，各个用户可以输入数据、插入行和列以及更改公式等，甚至还可以筛选出自己关心的数据，保留自己的视窗。

　　设置共享工作簿

　　我们可以先举个例子：假设有甲乙丙丁四个用户分工合作共同完成录入操作，四人分别在001、002、003、004号机器上同时操作，这四台机器都已经与000号电脑通过网络连接了起来，学生学籍资料信息2001.xls存放在000号机器的硬盘E:上。

　　1、在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后单击“编辑” 标签。


　　2、选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”标签中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”标签中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击[确定]即可。

　　3、出现提示时，保存工作簿。

　　4、在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的一个网络资源上(如000号机器的E:)。

　　使用共享工作簿

　　1、查看冲突日志

　　编辑推荐文章 ● 新鲜接触Excel 2000 XP● Excel 2000公式应用的几条经验● Excel 2000函数应用之信息函数 冲突日志在共享工作簿中，是为以前编辑时所作的更改保存的信息，信息包括每个更改的作者、进行更改的时间和被更改的数据内容等。

　　查看冲突日志有两种方法：一是在工作表上将鼠标箭头停留在被修订过的单元格上，突出显示详细的修改信息；二是在单独的冲突日志工作表上罗列出每一处冲突，方法如下：

　　(1)在“工具”菜单中，选择“修订”子菜单，再单击“突出显示修订”命令。

　　(2)选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框，该复选框将开启工作簿共享和冲突日志。

　　(3)选中“在屏幕上突出显示修订”复选框，这样在工作表上进行需要的修改后，Excel会以突出显示的颜色标记修改、插入或删除的单元格。

　　(4)选中“在新工作表中显示修订”选项，将启动冲突日志工作表。

　　(5)单击[确定]按钮，当弹出对话框提示保存工作簿时，请再次单击[确定]按钮，保存工作簿。

　　2、合并工作簿

　　当合并用户需要获得各自更改的共享工作簿的若干备份时，Excel需要共享工作簿的每个备份都保留有从创建备份之日到合并之日的所有冲突日志，同时如果天数超过指定的保留时间，就不能再合并备份。保险的办法是将冲突日志保留足够长的时间，或是输入一个极大的天数，例如1000天。

　　合并工作簿具体操作如下：

　　(1)在欲合并的另一个工作簿文件之中，打开共享工作簿的备份。

　　(2)单击“工具”菜单中的“合并工作簿”命令。

　　(3)如果有提示，请保存共享工作簿。

　　(4)在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框中，单击包含有合并更改内容的共享工作簿的某一个备份，然后单击[确定]按钮。

　　(5)重复第(2)步到第(4)步，直到共享工作簿的所有备份都被合并。

　　做好以上设置后，其他用户都可以在自己的电脑中同时编辑、浏览2001.xls工作簿，同时000号操作员可以在自己的窗口中看到并管理所有用户共享编辑这个工作簿。为方便实际操作，应将每位用户姓名更改为真名实姓，方法是：单击“工具→选项→常规→用户姓名→输入姓名→确定”，这样在打开“共享工作簿”弹出的对话框(图1)中便可正确显示正在使用本工作薄的所有用户姓名和开始使用时间。为了避免几个用户修改同一单元格的内容，可以估计一下数据中的记录数量，让几位用户每人分配不同的录入部分。比如让甲从工作薄的第1行开始录入，让乙从工作薄的第100行开始……但应注意在“共享工作簿”状态下不能同时编辑批注和建立超链接，这两项只能在不共享状态下进行。

　　提示?

　　1、如果需要取消共享工作簿，只需要在图1的“编辑”标签中，清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”项即可，不过这将使其他用户丢失所有未保存的修改。

　　2、对工作簿进行共享设置后，可以由网络上的多位用户同时访问和修改，为避免丢失修订记录，可以为工作簿指定一个密码来保护共享，或保护其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：

　　(1)单击“工具”菜单的“保护”命令，从其子菜单中选择“保护并共享工作簿”命令，弹出“保护共享工作簿”对话框。

　　(2)选中“以追踪修订方式共享”复选框，用这种方式就可以共享工作簿且避免丢失修订记录。如果希望其他用户在关闭冲突日志或撤消工作簿共享状态时输入密码，请在“密码”框中键入密码，然后在出现提示时再次输入以便确认。为工作簿提供共享保护以后，其他用户就不能撤消工作簿共享状态或者关闭冲突日志了，除非知道正确的密码。

　　若早知道Excel有这么个功能，再多的数据录入量我也不着急了，顶多找几个学生帮忙就OK了，嘻嘻！


——摘自：中国电脑教育报

hooyd

好是好，就是硬件要求太苛刻：没有学生帮忙的话就只有慢慢输了。

zhiyongfan

可以分段,分表格给各个人输入,再合并就行了

dashan

hehe,学生不用给工钱哈.

飞狐海滩

这样不是提高效率的办法～

huang961014

很麻烦哦，确实不是提高效率的办法。