[日积月累]：微软公司OFFICE 80个提示与技巧资源二

yebg

20.Excel 2000中选定超级链接文本技巧
姓名：周进
湖南省宁远县

如果需要在Excel 2000中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可采用如下*作方法，单击包含超级链接文本的单元格，按住鼠标左键至少一秒钟，然后释放鼠标，这时就可以选定超级链接文本。

专家点评:
在Excel 2002中，当指向该单元格时，除了会提示链接地址外，也会提示单击一次可跟踪链接；单击并按住可用于选定单元格。不过在Word中，默认需要Ctrl+单击来跟踪链接；而PowerPoint中，则是在播放时单击才能跟踪链接。


21.给Outlook个人文件夹( .pst文件)加把锁

姓名：赵李华
上海市浦东新区

在“文件”菜单上，单击“数据文件管理”。 单击需要的 .pst 文件，再单击“设置”。 单击“更改密码”并在框中输入旧密码和新密码。一般最初密码为空。 单击“确定”。

专家点评:
Outlook个人文件夹包含了在Outlook中可以查看的所有信息，或者是这些信息的备份。因此，加密管理是一个好方法，不过千万不要忘记密码，否则就再也无法打开它了。

22.制作有颜色的公式

姓名：刘舫
北京市海淀区

使用office自带的公式编辑器制作出的公式都是黑色的，使用通常的办法无法改变公式的颜色，不过可以使用给公式添加阴影的方法，改变公式的颜色。在公式编辑器中做好一个公式，回到编辑状态，通过"视图"-"工具栏"-"绘图"，调出"绘图工具栏"，单击"绘图工具栏"中的"阴影设置"按钮，选择其中的"阴影样式17"或者"阴影样式18"，为公式做一个阴影，再点选"阴影设置"按钮中的"阴影设置"选项，弹出"阴影设置"工具栏，调整阴影的位置，使阴影与公式重合，再通过设置阴影颜色，从而改变公式的颜色。

专家点评:
其实在Word或Excel中通常并不需要改变公式编辑器对象的颜色，因为默认情况下，就是白底黑字。但在PowerPoint中的情况就不同了，在深色背景的情况，公式可能几乎无法看清。虽然这可能不是所谓“正式”的功能，但它确实解决问题。


23.活用WORD的特殊字符替换功能

姓名：林志雄
福建省莆田市

点“编辑”下“替换”，选择“高级”。在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。比如，网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能，在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧！

专家点评:
此技巧有一定的限制，而且不一定可以一步清除所有多余的空行。因此如果使用Word 2002，可以把粘贴的智能标记和本技巧结合使用。


24.最大化和还原窗口的技巧

姓名：张维山
山西省太谷市

除了正常的按右上角的最大化和还原按钮，调整窗口之外，我发现了还有两个地方可以完成同样的调整。你也许会说，第一种是双击标题栏，可以在最大化和还原之间变化，我说对，这就是第一种方法。那么第二种呢，我先问你有办法吗？我告你吧，在水平和垂直的滚动条的交叉处双击鼠标键，还不要说真的在最大化和还原之间变化。举一反三吧，这样的技巧要不都让我发现了。

专家点评:
也许您认为这属于Windows的技巧而不是Office的技巧。其实准确地说，它是Word的技巧。因为我还没有找到别的那个程序支持这个*作的功能。很难得哦！


25.获得邮件传递结果通知

姓名：赵李华
上海市浦东新区

对所有邮件都设置送达或阅读通知
在“工具”菜单上，单击“选项”。
单击“电子邮件选项”。
单击“跟踪选项”。
选中“已读回执”或“送达回执”复选框。

26.对单个邮件获得通知
在邮件中，单击“选项”。
在“投票和跟踪选项”之下，选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框。

专家点评:
由于历史的原因，普通的电子邮件甚至Internet不被认为是可靠的通信方式。但作为一种重要的甚至是主要的通信方式，回执功能可能会带来很大的方便。虽然由于接收方或回执丢失的原因，没有收到回执并不意味着对方没有收到邮件；但如果收到回执，则可以肯定对方收到了邮件。


27.使用PowerPoint制作相册

姓名：刘剑
四川省德阳市

启动PowerPoint新建一个幻灯文件，执行插入菜单内图片子项下的新建相册命令打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，并在完成图片调整及相册版式的设置后单击创建按钮关闭对话框回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，您就可以和您的朋友一起慢慢欣赏自己制造的精美相册了。

专家点评:
相册是PowerPoint 2002的新增功能，尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。


28.使用Word汉英互译

姓名：张冲
北京市海淀区

中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框，其中有翻译后的词汇。

专家点评:
这个功能从Word 6.0就已经有了，到了Word 2002则发展到极致。还可以借助Internet进行9国语言的全文互译。


29.如何消除缩位后的计算误差

姓名：甘为民
上海市徐汇区

有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是“工具－选项－重新计算”中，勾选“以显示值为准”。这样计算结果就没有误差了。

专家点评:
事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给您一个警告。


30.在Outlook中实现快速邮件检索

姓名：严振亚
天津市河西区

在使用Outlook时经常要对符合某些条件的邮件进行检索，但如果每次都重新设置搜索条件*作起来比较麻烦，可以按照下面的方法实现快速检索邮件。启动Outlook后选择“工具”——“高级查找”——在高级查找对话框中填入您的具体检索条件——单击“文件”——“保存搜索条件”——选择路径并填入文件名——单击“确定”，设置完成。今后您可以在不需要启动Outlook的情况下直接双击刚才保存的检索文件，程序会自动搜索出您需要的邮件，非常方便。

专家点评:
搜索人人都会，有人多次使用相同的条件进行搜索，似乎并未觉得有多麻烦。试试这个技巧吧，就算您的工作不忙，早点作完休息一会也好。


31.使用Outlook过滤电子邮件

姓名：严振亚
天津市河西区

如果您不想收到某人的电子邮件可以在Outlook中这样*作：工具——规则向导——新建——邮件到达时检查（下一步）——发件人电子邮件地址中包含特定词语——单击特定词语填入要阻止的email地址（下一步）——将其永久删除（单击两次下一步）——选中“立即对已在收件箱中的邮件上运行此规则”和“启用此规则”（完成）。这样设置后就再也不会接收到某人的邮件了。

专家点评:
邮件规则可以非常灵活地管理您的电子邮件，各种条件和*作的组合数以十万计。如果收到了不想看到的邮件，可以利用“组织”中的“垃圾邮件”功能快速创建处理规则。

32.快捷键之快捷键

姓名：张明
山东省青岛市

同时按下Ctrl+Alt+“+”(数字键盘上的加号键)，这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后，输入框中会显示您的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

专家点评:
也就是几天以前，我在MSDN上看到了美国微软一位美眉写的关于覆盖Word内置功能的文章，其中提到了这个技巧。我可以告诉各位那个奇怪的形状有多奇怪： 。输入2318后再按下Alt+x可以得到它。高手越来越多，我若不抓紧时间卖弄一下，怕是就没机会了。


33.Office使用技巧：快速选择Excel工作表

姓名：杨国秋
深圳市龙岗区

在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。

专家点评:
我们的注意力常常集中在如何在同一个工作表中定位。这个技巧对于Excel老手也许颇有帮助，一般人看来，他们的工作簿通常有太多的表。


34.让FLASH影片在POWERPOINT中酷闪

姓名：王祥明
浙江省平湖市

右击工具栏，在弹出菜单中单击“控件工具箱”，再单击右下角的“其他控件”，在弹出菜单中选择“Shockwave Flash Object”，然后用鼠标(此时成十字形)在页面上拉出一长方形(该长方形大小即FLASH影片大小，可调整)，在选中该长方形的情况下单击控件工具箱左上角的属性按钮，在弹出的属性对话框中找到Movie一项，在其后的空格中输入FLASH影片的路径和完整文件名(也可为URL路径),单击放映后即可在POWERPOINT中放映FLASH影片。

专家点评:
看着题目就够酷的了，您要真照着做一个幻灯片出来那就更酷了。不只是PowerPoint可以酷闪，Word和Excel同样可以酷一把，方法吗…酷似！


35.如何将数据库直接转换为word表格？

姓名：吴海东
福建省福州市

视图---〉工具栏---〉数据库---〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮---〉选择数据源---〉浏览找到所需要插入的数据库(表)，当然首先确定使插入access数据库还是vfp、dbase等类型数据表---〉选择所需要插入的字段---〉确定---〉调整。

专家点评:
Word可以导入数据库，没想到吧？岂止可以导入，还可以动态刷新。可以处理字段和记录，活脱脱一个小DBMS。


36.通过双击格式刷可以重复复制格式

姓名：陈琦
河南省郑州市

多数word使用者知道：选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。

专家点评:
这是一个很好的技巧，类似的还有绘制自选图形时，也可以双击以绘制多个。任何时候，如果您觉得使用Office有些不方便，也许您就要发现一个新的技巧了。


37.定义印刷样式的页眉

姓名：任永涛
河北省保定市

印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实word也可以达到这个功能
1、插入页码：位置--页眉，对齐方式--外侧
2、分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：styleREF "标题 1" (其中"标题 1"为你想使用的样式名称)
3、通过制表位调节显示位置使其美观
4、根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题
如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。
马上去试一下吧

专家点评:
不知是作者疏忽还是笔误，我知道可以分别在奇数页引用“标题1”，而在偶数页引用“标题2”；换言之，正面引用章标题，背面引用节标题，这样岂不更像一本书，而且是绝对精美的书？


38.隐藏单元格中的所有值

姓名：李红阁
河南省濮阳市

有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。选择“格式”菜单中“单元格”命令，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”(三个分号)即可。

专家点评:
您也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔，那个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。不过这只是一步，要真得让别人看不到，还需要做些工作，等着您来告诉我们吧。


39.Excel小技巧

姓名：李红阁
河南省濮阳市

Excel 2002新增了一项“文本到语音”功能，利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对，大大方便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单下的“语音”，然后选择“文本到语音”命令，打开“文本到语音”之后，会出现“文本到语音”的任务面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检查，现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿，听着Excel的朗读就行了。既然我们的输入有时难免出错，为什么不在输入时仔细校对呢？选择“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮，然后开始输入，你在按回车键结束对一个单元格的输入时，Excel会接着读出的你刚才所输入的内容，这下可好了，我们眼睛着着原稿，双手不停地输入，耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。

专家点评:
我们常说：“差之毫厘，谬以千里”；可是如果是在Excel中，不查毫厘，也可能谬以千里。为什么会这样？原来只差了个“0”。
言归正传，Excel中数据的正确性无疑是非常重要的，这项“文本到语音”的功能，可不是为了做秀。