[日积月累]：微软公司OFFICE 80个提示与技巧资源三

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40.添加纸牌游戏

姓名：李红阁
河南省濮阳市

使用Excel时间长了，感觉有点累了，让我们休息一下，来玩一盘纸牌游戏吧。选择“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”窗口，点击“命令”标签卡，在“类别”中选择“工具”，从“命令”中找到有纸牌形状且为“自定义”名称的图标将其拖到常用工具栏中，关闭自定义窗口，然后点击上具栏上纸牌按钮就可开始玩纸牌游戏了。

专家点评:
我推荐了这条技巧，不知会不会入选。有个软件业的大人物曾经说过：希望他的软件能够让工作成为乐趣。也许暂时还做不到这一点，不过乐趣就在软件中，由这个技巧您已经看到了。如果我再告诉您，Excel 2000中有一个3D飞车游戏您会不会以为这是在说胡话？我已经玩过这个飞车游戏了，信不信由您。


41.巧妙设定Word启动后的默认文件夹

姓名：王湘蔚
吉林省通化市

Word2000启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才能让 Word自己识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹：
(1)用鼠标 单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对 话框；
(2)在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；
(3)单击“ 更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向您希望将 其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹；
(4)单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹；
(5)最后单击“确定”按钮 ，完成设置工作

专家点评:
软件如何能做得比最好还好？，这似乎是一个很难的问题，其实答案很简单，那就是让用户自由地定制。正如Windows XP所言：“您可以随心所欲。”


42.在Excel公式和结果间切换的快捷键

姓名: 丁?亮
深圳市宝安区

在excel工作表中输入计算公式时,可以利用“Ctrl+`”键来决定显示或隐藏公式,可让储存格显示计算的结果,还是公式本身,每按一次就切换到"显示"或"隐藏" 这也许是您盼望已久的一个功能；也许您每次都是从“工具”-“选项”-“视图”-“窗口选项”-“公式”来切换的。

专家点评:
看看这个技巧吧！相信我，Excel真的很简单！


43.Excel 2002 小窍门: 快速隐藏选中单元格所在行和列

姓名：顾斌
江苏省南京市

在 Excel 中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏:
快速隐藏选中单元格所在行:Ctrl + 9
快速隐藏选中单元格所在列:Ctrl + 0
注意:以上对于小键盘数字无效.

专家点评:
快捷键我们也介绍不少了。我想借着这个技巧再告诉您另一个重要的规律：在原有快捷键的基础上再加Shift就是相反*作的快捷键。例如：Ctrl+Shift+9就是取消行隐藏。
知道我们为什么喜欢推荐快捷键的技巧了吧：它一个顶俩

44.自制”快捷按钮
姓名：毕双喜
地址：安徽省宁国市
　

在EXCEL中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式-单元格-对齐”*作，费时费力。我们可以通过如下*作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用：

右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；
选择“命令”标签，类别“格式”；
在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置；
关闭“自定义”窗口就可以使用了。
其他一些快捷键也可如上*作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。

以上方法，WORD同样适用。

专家点评：
在Excel 2002中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。但此技巧所提供的方法，是所有的Office程序中自定义工具栏按钮或菜单项的标准方式。


45.通过邮件传递，直接用自己的打印机打印他人需要打印的文件
姓名：姬学
地址：北京市海淀区

方法如下：

打开OUTLOOK的“工具”－“规则向导”－“新建”－“由空白规则开始”－“邮件到达时检查”－“下一步”；
选中“作动作标记”，点击此下划线，将“任何”二字删掉，此时便可输入您想添加的任何检测标记了。
将“输入要检测的标志”设为“请打印”，按“确定”－“下一步 ”；
在“如何处理该邮件”中选“打印”－“完成”。
这样，只要对方把需要打印的文件通过电子邮件发到您的机器上，您的打印机就可以无需您的*作，直接打印发来的文件了。

专家点评：
利用邮件规则实现文件的打印，对很多机构来说可能并没有太大的实际意义。但本技巧将二者结合的方法很有新意。也许可以启发您利用邮件规则满足更多的实际需求。

　


46.快速改变Word文档的行距
姓名：张甲寅
地址：北京市海淀区
　

选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。
　

专家点评：
虽然简单，未必人人知道；虽然知道，未必在需要的时候能想得起来。好技巧未必很高深。


47.将Outlook最小化到系统托盘
姓名: 伍鹏
地址:重庆市渝中区

“HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Preferences”，然后右击空白区域，新建一个DWORD值“MinToTray”，并设键值为1，做完这些步骤，你就可以最小化Outlook2002到系统托盘中了。
　

专家点评：
很有意思的技巧。不过各位在实验前请注意，确信自己已了解误改注册表所带来的严重后果，并确保已对现有的注册表进行了备份。
　


48.去除页眉的横线
姓名：杨冬华
地址：吉林省长春市

在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述的方法去掉：

确认插入点位于页眉
选取"格式"选项，选取"边框和底纹"，边框设置选项选择"无"，"应用于"选择"段落"，确定即可。
　
专家点评：
不知道是不是有人遇到过这种情况，万般无奈，只好把全部内容复制到另外一个空白文档中？千万不要错过这个技巧


49.MS Powerpoint的窗口播放模式
姓名：王玮
地址：浙江省杭州市

在实际使用Microsoft Powerpoint的演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口

的数据配合使用以增强演示的效果，而默认的鼠标*作：点击Powerpoint的“幻灯片放 映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下，则必须使用Alt＋Tab组合键或Alt＋Esc键与其他窗口切换。然而，我们可以这样*作：在需要播放幻灯片时：按住Alt键不放，依次按下“D”，“V”键而激活播放*作，这时启动的 幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式 像一个普通窗口一样*作，例如最小化和自定义大小。


50.在Excel中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换
姓名：吴哲锐
地址：上海市徐汇区

在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。

专家点评：
事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。


51.Word小技巧：快速找到上次修改的位置
姓名：张锐建
地址：北京市海淀区

相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

专家点评：
Microsoft Word 可以记录键入或编辑文字的最后三个位置。在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。


52.汉语拼音中的韵母输入方案：运用功能：word2000/xp中的自动更正功能
姓名：袁敏
地址：上海市

设置过程：

先新建文档，并输入（在插入-符号）所有带音标的汉语拼音韵母（此工作作为以后的复制粘贴之用）。
单击工具菜单，选择“自动更正”
去掉“英文句首字母大写”的钩。
先在替换栏中输入“`a1”,再在“替换为”栏中填入ā（复制粘贴），单击添加。这样就完成了替换过程。
依此类推，直至全部替换完，点击确定退出。
以后要输入的时候就可以直接输入“`a1”然后按空格键即可。
注：a1前的符号可以是任意的。

专家点评：
因Word中已包含了自动汉字拼音标注功能，故此技巧本身的实际意义已不大。但这是一个很好的启发。妙用“自动更正”，可以方便地输入工作中常用的词语、符号或图表。比如，标注英文单词的音标;让“myaddr”=我的地址、让“logo”=公司商标…；


53.暂停幻灯片演示的小窍门
姓名：李丹
地址：江西省南昌市

在播放幻灯片时，如果中场休息，或者插入其他话题，可以把幻灯片切换成黑屏或者
白屏而不推出播映，以便随时继续播映。

具体方法是按下w变成白屏，b变成黑屏。要继续播映只要按下空格键即可。

专家点评：
欲知更多快捷键信息，在播放时按下F1即可。

54.使用电子名片发送您的业务联系信息
Crystal K. Oldham，奥马哈, 内布拉维斯加州

Microsoft Outlook® 支持对电子名片的使用，电子名片是用于创建和共享虚拟名片的Internet标准。通过把一个电子名片添加到您的电子邮件签名中，就可以在您所发送的每一个电子邮件消息中包含您的业务联系信息。如果您收到了一个电子名片并且想把其中包含的信息保存起来，非常简单，双击它就可以做到这一点，而且它还将打开为一个联系人条目，您可以轻松地把它保存到您的联系人文件中。


在您的电子邮件中包含一个电子名片：

在工具菜单中点击“选项”，然后点击“邮件格式”标签
在签名下面点击“签名”，然后点击“新建”
选择您想要的选项，然后点击“下一步”
在“电子名片选项”下面，从列表中点击“电子名片”或者点击“从联系人新建电子名片”


55.在Word中自定义批注框文本
Maureen O'Donnell, 西雅图，华盛顿

我发现Microsoft Word 2002版本的文档中注释的默认设置有些太小。但可以很容易地改变字体和大小。您可以使用标准的格式化命令来修改您所打出的注释中的文本。

点击“格式”菜单中的“样式与格式”，它将在右边打开样式与格式任务窗格。
在任务窗格上的“请选择要应用的格式”下面，如果“批注框文本”条目可见，则转入第3步；如该条目不可见就继续下面的步骤：
在“显示”下拉菜单中点击“自定义”
在“格式设置”对话框中的“可见样式”下面，点击“批注框文本”，然后点击“确定”。
在“请选择要应用的格式”下面，用右键点击“批注框文本”条目，然后点击“更改”。
选择您想要的选项
要想看到更多选项，点击“格式”，然后点击您想要改变的属性。
在更改了每一个属性后点击“确定”。
对您想要更改的其他属性，重复5、6步。


56.用简单而强大的Excel函数创建一个时间表
Brian Nicholson, 沃特敦,威斯康星


Microsoft Excel提供了一种简单但功能强大的方式来收集雇员的时间表记录：NOW()函数。使用这个函数，您可以创建一个宏，它能让雇员通过点击按钮实现用打卡机记录上、下班时间。


录制一个能输入和更新NOW()函数的宏：


指向“工具”菜单中的宏，然后点击“录制新宏”
在“宏名”框中输入宏的名字，如"Timesheet"。
在“保存在”组合框中点击您想把该宏存储到的位置。如果您希望在任何时候您使用Exce时该宏都可用，请选择“个人宏工作簿”。
如果您想包含对该宏的说明，可以在“说明”框中输入对该宏的说明。
点击“确定”
在工作表中选中您想要在其中出现雇员的打卡上班时间的单元格，输入formula=Now(),然后按ENTER键。
拷贝该单元格。
用右键点击同一个单元格，然后在快捷菜单上点击“选择性粘贴”。在粘贴下面选中“数值”，然后点击“确定”。做完这些就可以冻结打卡上、下班的时间，使得雇员不能更改它。
按下ENTER键。
在“停止录制”工具栏上，点击“停止录制”。

创建一个自定义工具栏按钮，并把它指派给新宏：

点击“工具”菜单中的“自定义”，然后点击“命令”标签。
在“类别”框中点击“宏”。
把“自定义按钮”从“命令”框中拖到一个“工具栏”上。保持“自定义”对话框的打开状态，继续下列步骤：
右键点击新按钮，在快捷菜单的“命名”框中输入名字，例如“ClockInOut”
右键点击新按钮，指向快捷菜单中的“更改按钮图像”，然后点击一副图像。如果想显示按钮的名字而是图像，请点击“总是只用文字”。
右键点击新按钮，然后点击“指定宏”，在“宏名”下面点击您刚刚创建的宏的名字，然后点击“确定”。
关闭“自定义”对话框。
现在雇员所能做的就是选择一个合适的单元格，然后点击“ClockInOut”按钮。


56.在Excel中的绝对与相对单元引用之间切换
Rolando S. Jamilla,,Katy, 德克萨斯州


当您在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元；也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。


借助公式工作时，通过使用下面这个唾手可得的捷径，您可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。


选中包含公式的单元格。
在公式栏中选择您想要改变的引用。
按下F4切换。


57.在Word中调整表格的位置
Jennifer Matthey, 约翰斯敦, 宾夕法尼亚州


这是在Microsoft Word中重新定位表格的一个捷径


在页面视图中，把鼠标指针放在表格的左上角直到出现移动柄(框中有一个四个头的箭头)。
点击移动柄，用它把表格拖动到一个新位置。

编者注：要想得到页面视图，请点击“视图”菜单中的“页面”。


58.在Excel或Access中使用快捷方式插入时间/日期
Kimberly Schenk, 士麦那, 田纳西州


这里是一些键盘快捷方式，您可以用来在Access表格或Excel工作表中插入当前时间和日期

当前日期：按下CTRL+；

当前时间：按下CTRL+SHIFT+;

当前日期和时间：按下CTRL+；，打出一个空格，然后按下CTRL+SHIFT+;


编者注：当您使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动地更新信息，您必须使用TODAY和NOW函数。想学习怎样做到这一点，请在Excel帮助中查找“在单元格中插入当前日期和时间”，然后点击“插入会更新的日期和时间”。


59.使用双击修改项目符号和编号
Melissa Van Doren, 华盛顿, D.C.


您是否已经厌倦了寻找菜单命令来修改您的Word文档中的编号方案了呢？如果是，那就跳过菜单，转而使用快捷方式吧：


要想打开“项目符号与编号”对话框并调整编号方案，请双击编号列表中的一个编号。

ARTX

为什么只有后40个？可惜。我很想知道呢！

das

呵呵，不错，这个在教学书上都找不到

feifei_cgf

有些好象不能用，特别是老外的

frankiefone

好，值得表扬！