[其他]：Excel使用经验四则zt

ctiger

一、在excel中批量打印报表

　　上报的数据往往要求打印成表格形式，我们习惯称其为报表．这种表都定有统一的格式：表头中的内容固定不变．页面大小、每页包含的行数、行高、列数、列宽都已经确定好了．风格一致，整齐美观自不必说，还都习惯在每一页的最后一行加入＂本页合计＂，以方便汇总．这些要求对打印少量表来说不算什么．当表中记录很多时，打印的页数自然也很多，直接设置原表的格式再打印，工作量大而烦琐．用快捷键倒是可以批量设置的，但表与表之间的行数不等时，难以符合报表整齐划一的要求，一张报表容纳不下时，还得分别设置，也不省事．我这里提供一个办法，可以较好地解决此问题．现介绍如下：，

　　1、将一个空的工作表按报表要求的格式设置好，包括表头、字体类型和大小、页眉、页脚等等各项，如果要求最后一行有＂本页合计＂的话，请在合计栏填写好合计公式．然后预览或打印，根据所得效果直至修改合适为止．我们将这个表暂时称为＂样板表＂

　　2、预处理准备打印的工作表，这是对原来表中有合计行或其它不需要上报的信息而言的，可以将这些东西往下移动，移动的行数应相当于样板表的行数或更多．但不能少于样板表行数．也可将其清除．

　　3、录制一段宏程序，开始录制后：复制第一份工作表上的记录，复制的行数一定要与＂样板表＂的可用行数相同（当然不包括合计行），然后将光标放到准备在下一次复制的区域的左上角．再将内容粘贴到样板表上并进行试打印．录制结束！然后根据情况对得到的程序进行适当修改．并设置好快捷键．直至调试成功为止．成功的标志是：只要按快捷键，就能自动完成从复制到粘贴、打印这一系列操作；当然，如果样板表最后一行输入有合计公式，合计结果也应随粘贴的内容不同而不同．随后就可正式开始打印了．

　　4、注意问题．
　　ａ．确保原表与＂样板表＂之间的格式一致．如果不一致，可能显示值不正确，尤其是日期字段要特别注意．
　　ｂ．对记录行数多的工作表，可能需要多次复制才能打印完．
　　c.当一个工作表完成后转到另一个工作表要以人工转换，如果想连这一步也自动，程序将会麻烦些．有兴趣的可以自己摸索．
　　二、套打表格的方法

　　有的报表是上级发来的现成的空表，要求填写后再上报，如果填写的内容原本就保存在Excel工作薄中的话，就可用打印机填写，这样显得美观规范，效率也较高．这样做的难处在于内容必须准确地打印在规定的格子中，即所谓套打．实现套打的关键是位置设置必须准确！步骤如下：先设置页面，然后设计＂样板表＂，由于只是打印填写数据记录，所以，表头文字就用不上了，仅留出空位置即可．先将一页＂填写＂的内容粘贴进＂样板表＂中．仔细设行高和列宽，字体宜小不宜大，水平竖直方向都先使用居中对齐．最后将表格线去掉，就可以先试打，若出现部分内容在格子中的位置偏差过大，可以设置单元格的水平或竖直位置．根据打印效果修改至合格．只要设置好这一个＂样板表＂，就可以再像上一个例子那样，将原始记录粘贴到样板表中进行正式打印．

　　三、白色文字的妙用

　　白色文字在白纸上根本显示不出来，但不显示也有不显示的用处．因为当工作表中的有些内容不想被打印出来时，可以在选定打印区域时，不去选定它，从原理上说这样是可行的，但选定打印区域不是对什么情形都合适．另一个办法是将其清除掉．但又说不定以后还有用着这些数据的时候．怎样既不消除表中内容又而又不会被打印显示出来呢？很简单，将相关部分的字体颜色设置成与纸的颜色一致就可以了，例如白纸用白色字体，将来用的时候再将颜色回复过来．即使你不为打印，也可以将一些不希望别人见到的数据用这种＂保护色＂伪装起来．虽然作用有限，但确实聊胜于无．你不用怕因看不见而找不到从哪里恢复，因为无论什么颜色的字体，在编辑栏中仍然是可见的．

　　四、用记事本编辑公式

　　在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见！你说气人不？这也是Excel的一个小不足．我一气之下，打开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条．其结果又是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又避免了以上不足，你不妨一试．

halibt

第四条到是一个简单处理办法。谢谢提供。

lhh9801

很好的一篇文章，值得我学习，现在我用excel还不是很熟，

cjluokun

第四条的确不错，同样，在word中可以把工程中常用的公式（插入公式）及符号写出来后保存，在以后编写excel文件时遇到公式或符号就可以直接复制、粘贴了，非常方便！

liu19601987

对一般初学者来说还是蛮有有的。

ZXFJL

不错，不过对于第一条我还是不是很明白，能否做一个样表传上来（主要是每页需合计如何设置）你的意思是不是要用宏呀。我的水平就不行了能做一个吗，谢了