[转贴]：职场生涯:你重视自己Presentation的能力吗

xiaogengxu

在外国公司做事，久了就发现我们中国人虽然在技术方面不错，但在做presentation方面的能力，则比西方人，以及同属亚洲的印度人，新加坡人，要逊色很多，水平有明显的差距。

那么，差距主要表现在哪里呢？ 首先是ppt文件有不足之处。其次是语言表达能力比较薄弱。ppt文件提供了视觉要素，而语言表达提供了听觉要素，如果在视觉和听觉两方面我们都没有满足观众的要求，就会防碍思想的交流，直接影响presentation的效果。

对于ppt文件，我们有时写得太长或太短，有时则不注意选择合适的模板。我见过一个同事，总爱用一种类似于一本日记本的模板，尽管模板本身很有艺术气息，但一旦在上面加入文字，尤其是图形之后，日记本固有的横线就会给视觉带来很大的干扰。另外，试图在一个页面上罗列太多的论点也是常有的不明智的选择。因为这会让观众眼花缭乱，无法集中注意力。

在语言表达方面，问题则更多。例如发音不够标准，口齿不清，不善于组织语言，犯太多语法错误，讲话冗长，逻辑和思路混乱，等等。种种问题都会导致同一个结果，那就是无法恰到好处地对页面进行生动的阐述，使之易于被听众理解。良好的语言表达，是页面的必要补充，起到锦上添花的作用。相反，语言表达不好，往往会让精心制作的ppt文件黯然失色。

接收“敏于行，讷于言”的传统教育的中国人，对语言能力的培养一向是不够重视的。这体现在我们的学校教育中，给予语言训练的时间非常有限。中国人的心态，也一向看不起那些油嘴滑舌，能说会道的人。这其实是一个很大的认识误区。虽然在学校里语言的重要性没有充分体现出来，但在工作之后，我们都会慢慢发现，语言技能对职业生涯的影响其实非比寻常。就拿presentation来说吧，如果它总是很不成功，会带来不少负面影响。首先，尽管你可能尽了很大努力，但最终你的思想没有被听众理解和接受，无法引起他们的共鸣，在某种程度上，是浪费彼此的时间。其次，足以打击自信心。 观众们流露出的困惑迷惘甚至怀疑的神情，会让你为此不安或产生自卑感。另外，也会影响公司同事和上级对你的评价，为你在公司长期的立足和升迁投下阴影，导致自己的事业发展受到限制。

既然presentation是职业生涯成功的重要因素，那么思考如何提高这方面的能力就是一件刻不容缓的事情。这里，谈谈自己的一点经验，和大家一起分享和交流。

制作一个界面友好的ppt文件是成功的第一步，因为它是你和观众沟通的第一座桥梁。要做好ppt文件，首先要熟练掌握powerpoint的使用。其次可参考专业级的ppt文件，向它们的风格靠拢。然后考虑要包含哪些主要观点。把论点和辅助材料进行罗列，整理和归类，使内容更富条理性和逻辑性。内容的取舍固然重要，选择合适的形式也不容忽视。对不同页面，要从怎样更清晰直观的角度，决定采用文字还是图。如果图更好，不要因为怕麻烦而改用文字。对于重要的系统框图，一定要精心设计，并选择合适的颜色，颜色对视觉而言是很重要的因素。

当ppt文件准备好之后，接下来要面对的难题是说什么，如何说。

很少有人提笔事先写下发言稿。实际上，如果能够事先设计好发言辞，到了真正要讲的时候，就不会紧张得不知该说什么。关于发言稿的必要性，我们存在一些思维误区。例如我们通常觉得既然是演讲，就应该是自由的，随性的。认为到了现场，看到一张张页面，就会自然地条件反射而想到该说什么。但从自身的体会，和对他人的观察，发现这些想当然的结论是靠不住的。以我自己为例，尽管我的口语称得上流利，但每当打开新页面时，第一反应竟是脑海空白，想不起要说什么，从哪里说起。以普通中国人的英语口语水平，还真地无法在短短几秒钟之内理清思路，把语言很好地组织起来。

既然出口成章暂时不可能，那就不如事先把该说的话周密地计划好。所以我刚才提到要先准备发言稿。为什么电影中的台词和对白永远比真实生活中的来得高明和富有感染力呢？原因很简单，因为剧作家早已精心构思好了剧本。演员只需以饱满的情绪念出台词就能达到很好的艺术效果。假如没有剧本，导演只告诉演员一个故事大纲，然后让他们在拍摄时自由发挥，想说什么说什么。那会是多么混乱的局面，又怎么可能出现预期中的精彩对白呢？这就是有准备和没准备的差别。

大家也许会羡慕美国总统，英国首相等政治家们的滔滔不绝，口若悬河的演讲能力，其实，他们的演讲稿大多是助手们预先拟好的。有哪一个美国总统够胆量在就职仪式上即兴发言吗？哪怕他再雄辨再自信，也绝对不会这样做。相反，为力求完美，达到“语不惊人誓不休”的效果，华盛顿的文胆们事先不知查阅多少有关文献，有过多少绞尽脑汁的思考，度过多少难眠之夜。当然，公司内外的presentation在重要程度和规格要求上无法和总统就职仪式相比，但准备功夫同样要做足。否则怎么可能有精彩的表演呢？

可以利用powerpoint的note page功能，对每一页添加注释。这些注释连在一起，就成了完整的发言稿，基本上就是自己到了现场将要说的话。注释不必写得很长，只需言简意赅地对页面进行概括即可，必要时可插入一些题外话。notepage 可以打印出来，发言时不妨拿着它，以方便提词。有了底稿作为基础，就很容易根据现场情况作即兴的发挥。

对于以图为主的页面，由于文字较少，更需要计划好说些什么。图只是一个骨架，需要用语言让它变得丰满。在现场可以使用荧光棒，逐一指向图中的有关模块，引导听众追随你的视线和思路。

对于以bullets为主的页面，其实要讲的已经在页面上列举出来了。所以基本上只要照着念，并适当地使用一些衔接词就可以了。

在页面切换时，也要注意使用衔接词或句子来承上启下。例如，在打开下一个页面之前，可以说：刚才我们已经谈到了。。。虽然那种算法已经满足要求，但最近我们又发现了一个效果更好的。。。这样，就很自然地过渡到了下一页。

重要的原则是，通过显示页面，以及围绕它所做的发言，能保证你的讯息得到充分的传达，使听众能够轻松地明白你的观点和思路。可以把自己想象成听众，或找一个好友做听众，看是否能达到这一目的。

为了保证现场的效果，可以事先多练习。对那些经常想不起如何发音的单词，一定要反复诵读，以防忘记。据说美国总统布什在公开演讲中常闹念错单词发音的笑话，总统尚且如此，一般人更少不了这个毛病。虽然偶而念错字是可以原谅的小细节，但如果这种情形连续发生，就难免会影响别人的观感了。

充分准备发言稿，再加上扎实的口语基本功，足以保证presentation达到相当的水平。与发言稿可随时提笔写不同，口语是很难临时抱佛脚的。它是多年积累的结果。所以，在平时要多说英语，注意纠正不标准的英语发音和避免犯语法错误。留心吐字是否清晰，节奏感和语调是否恰到好处，等等。多观摩政治家们或大公司总裁们的精彩演讲应该会有所启发。

如同技术才能一样，presentation的能力对于一个人的职业生涯是很重要的，所以要引起我们足够的重视。不要轻视每一个presentation的机会，把它做好是我们的责任和义务。应该多对自己在presentation中的表现进行反思，找出问题所在，思考提高水平的途经。除了可以参考本文中的建议之外，更可结合自己的情况，想出更多更好的解决方案。

对于那些presentation已有不错水平的人，则可以考虑如何做得更完美，更有感染力。在发言中不妨加入一些幽默诙谐的色彩，会有意想不到的效果。例如在开场，中间或结束时，来一点和主题有关的小幽默。可以活跃现场，让气氛轻松。另外，要注重和听众的眼神交流，要善于根据他们的反应及时对发言做出调整。

和任何技能一样，presentation也需要反复磨炼才能真正掌握。不要怕花时间，时间会花得值得的。一旦掌握自如了，你将会终生受用。在任何职位上，小至销售人员，大至国家主席，良好的presentation的能力都是成功的必要条件。

记住那句永恒的真理：There is a will, there is a way.