[日积月累]：微软公司OFFICE 80个提示与技巧资源四

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60.在Excel中快速计算一个人的年龄
Kimberly Schenk,士麦那, 田纳西州


Excel中的DATEDIF() 函数可以计算两天之间的年、月或日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。 试用一下这个技巧吧:


在一个空白工作表中的A1单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日。
在A2单元中输入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，然后按ENTER。

这个人的年龄(以年表示)将被显示在A2单元中。


编者注：要想获得关于使用IF工作表函数的正确语法的更多信息，请查阅Excel帮助中的“IF 工作表函数”。

61.创建您自己的自定义Word模板
Souvik Das, 班加罗尔, 印度

如果您不喜欢Arial字体，并且不打算再次使用它，甚至是在使用Word 2002中撰写一个新文档时也是如此。那么您可以创建一个由您喜欢的字体风格和大小构成的模板并在您需要的时候随时使用它—这几乎和创建一个新文档一样容易。例如，您可以创建一个模板，其中的默认字体是Comic Sans，而不是Arial。


创建一个自定义模板：


在“视图”菜单中选取“任务窗格”。
如果“新建文档”任务窗格不可见，就从任务窗格右上角的下拉菜单中选取它。
在“新建文档”任务窗格中点击“通用模板”。
在出现的“模板”对话框中，选中“常用”标签并点击“空白文档”一次以选中它(这将成为您的新模板的基础)。
在“新建”部分选中“模板”，然后点击“确定”。
在新模板中添加任意您想在所有基于您的模板的文档中出现的文本和图形，并删除不想让其出现的项目。
把边框设定、页面大小和方向、风格及其它格式改为您想要的。例如，把字体改为Comic Sans。
点击“文件”菜单中的保存，给新模板起一个名字，然后点击“文件”->“关闭”。

您新创建的自定义模板将出现在新文档任务窗格的常用模板下面并可以使用。


62.指定Word中的句子间隔
Jennifer Matthey, 约翰斯敦, 宾夕法尼亚州


您可能喜欢在句子间使用一个或两个空格，Word能够帮助您确保单个文档内部以及从多个文档间的句子间隔均是一致的。您可以通过设定语法和风格的规则做到这一点。


点击“工具”菜单中的“选项”，然后点击拼写和语法标签。
点击“设置”。
在“所需风格”（Require）下面的“语法和风格选项”框中，为所需的句子间空格数选中您想要的选项。

要想恢复所选语法和写作风格的原始规则，请点击“全部重设”。


编者注：如果您正在为用一种非Word版本的语言所书写的文本设置选项，这些选项可能会有一些细小的变化。例如，一些组名可能会有所不同；其它一些组名，如“所需风格”，可能不存在。

63.缩减PowerPoint图片所占的空间
Daniel Jang，温哥华，加拿大

在添加图片，如照片或插图时，Microsoft PowerPoint?演示文稿可能会变得非常庞大。尽管您可以自己动手压缩图片，但这里有一个更为简单的方法：PowerPoint 2002将为您自动完成这一工作。

点击图片工具栏中的压缩图片按钮。如果看不到图片工具栏，请选择视图->工具栏->图片。
要想压缩演示文稿中的所有图片，请选中文档中的所有图片单选按钮。
在更改分辨率区域，选择演示文稿的使用目的：Web/屏幕或打印。
要想进一步削减文件的大小，请选中删除图片的剪裁区域复选框。
点击确定。
编者注：在执行了图片压缩或删除图片剪裁区域的*作后，您将不能把图片恢复至原先的分辨率或大小。该技巧同样适用于Microsoft Word 2002。


64.快速翻译您的Word文档
Parthasarathy Mandayam，Beaverton，俄勒冈州

在Word 2002中，您可以使用翻译任务窗格将单词、短语、甚至整篇文章翻译成另一种语言。要想打开翻译任务窗格，请选择工具->语言->翻译。

该工具具有以下功能：

在词典中查找单词或短语的翻译，必须在您的计算机上安装相应语言的词典。
将翻译后的文字直接从翻译任务窗格插入到文档中。
直接从翻译窗格中使用Internet上的翻译服务。如果您需要翻译一段比较长的文字，请在翻译窗格中点击通过Web翻译下的浏览按钮。
编者注：绝大多数语言（非英语或西欧语言）不属于Word标准安装的一部分。如果您需要使用该特性，请准备好您的Office XP安装光盘。


65.使用MapPoint向您的Word文档添加地图
Brian Lema，Nepean，安大略省

您知道吗？使用智能标记，您可以将Microsoft MapPoint?地图插入到Word 2002文档中。

在Word 2002文档中，在键入地址时，一个蓝色的小方框将作为智能标记指示器出现在该地址下。如果将鼠标指针移到这条虚线上，屏幕上将出现一个智能标记*作按钮。点击智能标记*作按钮，然后选择插入MapPoint地图。


编者注：如果您没有安装MapPoint软件，但与Web相连，您可以点击显示地图，系统将在Expedia.com上显示该地址的地图。


66.使用键盘快捷方式打开智能标记菜单
Robert Graff，Albuquerque，新墨西哥州

如果将智能标记配合键盘快捷方式使用，就可以节省许多时间。当您键入可被智能标记识别和标记的文字时，一个蓝色的小方框（智能标记指示器）将出现在该文字下方。使用箭头键，您可以将光标移到标记的文字上，然后按下ALT+SHIFT+F10。此时您就可以从*作菜单中选择所需的*作了。


67.在Word中修改您的自定义词典
Abhishek Sinha，德里，印度

您可能已经注意到这样一个事实：您可以将自己经常使用的单词添加到Word的自定义词典中（如姓名和缩写等）。但是，在将单词添加至词典后，您知道如何删除或编辑这些词吗？

在自定义词典中添加、删除或编辑单词的方法：

选择工具->选项，然后点击拼写和语法选项卡。
点击自定义词典。
选择您想要编辑的词典旁的选框。
点击修改。
然后完成以下*作：

要想添加新词汇，在词汇输入框中键入该词汇，然后点击添加。
要想删除某词汇，在词典框中选择该词汇，然后点击删除。
要想对某词汇进行编辑，在词典框中选中该词汇并对其进行修改，然后点击添加。删除掉错误拼写的词汇。


68.使用Outlook管理多个电子邮件帐户
Michael Feltner，杰克逊市，肯塔基州

Web电子邮件帐户（如MSN Hotmail）的好处在于，无论何时何地，只要能上网，您就可以访问到自己的电子邮件。但在另一方面，Web界面则大大降低了电子邮件管理的功能性和灵活性。

如果使用Outlook来存储和管理Web电子邮件，您就可以鱼和熊掌兼得了。在Outlook 2002的帮助之下，您可以轻松地访问到自己的Web邮件。方法如下：

点击工具菜单中的电子邮件帐户。
点击添加新电子邮件帐户，然后点击下一步。
点击HTTP，然后点击下一步。
添加您电子邮件帐户的信息（输入用户名和登录信息，选择邮件服务提供商），然后点击下一步。
点击完成结束帐户的设置工作。
现在，您的Web邮件帐户将以字母顺序显示在您的文件夹列表中。如果文件夹列表当前不可见，请点击视图菜单中的文件夹列表。


69.在Access中打印表关系图
Regina Fortuniewicz，Ossining，纽约州

正确设计的表和表之间的关系对于能否构建出良好的数据库非常关键。Microsoft Access 2002可以生成一个表关系图，帮助您评估数据库设计的良好与否。

点击工具菜单中的关系。
点击文件菜单中的打印关系。屏幕上将出现一张报表，显示了关系窗口中的关系。
保存或打印该报表，然后关闭报表窗口。
关闭关系窗口。


70.通过FrontPage了解网页的访问者
Brian Lema，Nepean，安大略省

通过了解站点访问者的特定信息，如访问者所用的*作系统、浏览器版本、连线速度等，可以很好地帮助您决定站点所用的技术和功能。Microsoft FrontPage 2002中的一个新特性可以帮助您收集这些重要的信息。方法如下：

点击插入菜单中的Web组件。
点击组件类型列表中的前10个列表。
在右侧的选择用途列表部分，点击需要跟踪的用户信息类型。
然后点击完成。
在列表设置框中输入列表的名称。
选择一种风格。
点击确定。
注意：以上技巧只在您的Web站点建立提供商（WPP）支持FrontPage 2002 Server Extensions时才有效。要想查看对FrontPage 2002提供完全支持的WPP列表，请访问查找Web站点建立提供商页面。


其他语言的拼写检查
Alexander Kovalevsky，所在地未知

有时，一个文档中可能包含多个语言的文字。因为Word只能使用一个词典，所以其他语言的文字将被标记为拼写错误。这里有一个检查这些拼写的快捷途径。

鼠标右击需要检查的文字，选择快捷菜单中的语言，然后您希望用作拼写检查的语言。现在，Word知道了应该使用哪个词典，您可以正常检查这些文字的拼写了。

编者注：要想使用多种语言的拼写检查，您必须启用希望使用的特定语言。欲知详情，请点击帮助菜单中的Microsoft Word帮助，搜索“语言”一词，然后选择“启用多语言编辑”主题。


71.在Outlook 2002中使用多个签名
Regina Fortuniewicz，Ossining，纽约州

在以前版本的Microsoft Outlook?中，您可以创建漂亮的签名并将其放在电子邮件的末尾。Outlook 2002进一步扩展了这一特性，现在，在答复和转发邮件时也可以添加签名了。您甚至可以为新邮件选择一个签名，为邮件答复选择另一个签名。方法如下：

点击工具菜单中的选项，然后点击邮件格式选项卡。
点击签名中的新邮件使用该签名下拉菜单，然后点击您希望使用的签名。
点击答复或转发时使用该签名下拉菜单，然后点击您希望使用的签名。
点击确定。
删除Outlook中窃取空间的文件
来自Jennifer Wood, Middleburg, 佛罗里达

我在支持帮助桌部门工作，我的这个技巧帮助我们减少了最常见的用户请求电话之一：邮箱容量超出了公司的限制。

当需要清理他们的邮箱时，大部分人都无法找到并删除占用最多空间的那些邮件，例如那些具有大附件的邮件。这里有一种快速的方法，能够发现那些隐藏在Microsoft Outlook?文件夹中的空间窃取者。

为了在Outlook中创建自定义的搜索文件：

在“工具”菜单中，点击“高级查找”，然后再点击“更多选择”选项卡。
在“查找”框中，点击“邮件”。
在“大小”列表中，点击“大于”，然后输入一个数字，例如500（查找那些500千字节（KB）以及更大的文件）。
根据您的需要选择剩下的搜索选项，然后点击“开始查找”。
在这个搜索完成后，您可以将它保存为一个快捷方式。*作方法是：点击“高级查找”对话框的“文件”菜单中的“保存搜索条件”，将它保存在任何您可以轻松找到它的地方，例如您的桌面。那么下次您需要再次运行这个搜索的时候，只需要双击这个快捷方式就可以了。


72.更改Access中控件的默认风格

来自 Lisa Friedrichsen, Overland Park, 堪萨斯

如果在设计Microsoft Access窗体时，您需要自定义您使用的文本框标签，那么这个技巧将告诉您如何去做。

在设计视图中打开一个窗体。
点击“工具箱”工具栏中的“文本框”工具。
为了打开这个文本框的属性窗体，请点击“窗体设计”工具栏中的“属性”。
在“自动标签”框中，点击“否”。
编者注：您可以使用同样的技术来更改所有控件的默认属性。


73.对您的日历进行颜色编码
来自 J. W. Lee, Spokane, 华盛顿州

在Outlook日历，您可以使用颜色来帮助您管理您的约会。例如，您可以为预定义的标签选择颜色，例如“个人”、“需要准备”或“必须参加”，或者您也可以创建您自己的标签。下面是*作方法：

为了给有预定义标签的约会或会议设置颜色：

点击日历。
在约会或会议上点击右键，指向快捷方式菜单的“标签”，然后在列表中点击一个颜色编码的标签。（为了删除一个约会或会议的颜色，请在“标签”列表中点击无。）


为了创建您自己的颜色标签：

点击日历。
在约会或会议上点击右键，指向快捷方式菜单的“标签”，然后点击“编辑标签”。
选择您需要重命名的颜色，输入新的标签名称，然后点击“确定”。


74.隔离来自未知来源的Email邮件
来自 Bobby Elliott, Erskine,宾夕法尼亚州

您是否希望阻止那些您不认识的人给您发的email邮件进入您的收件箱呢？您可以设置规则，将来自未知来源的邮件移到一个单独的文件夹中，然后在空闲的时候对这些信件进行挑选分类。

首先，在您的收件箱中创建一个新的文件夹，在这个文件夹中存放所有来自未知来源的邮件：

在文件夹列表中，右键点击“收件箱”，然后点击“新建文件夹”。（如果您无法看到文件夹列表，请点击“查看”菜单中的“文件夹列表”。）
输入这个文件夹的名称，例如未知发件人，然后点击“确定”。
然后使用规则向导创建一条新的规则：

在“工具”菜单中，点击“规则向导”。
点击“新建”，然后点击“从空白规则开始”。
点击“邮件到达时检查”，然后点击“下一步”。
在“想要检查何种条件”？对话框中，选择“只在本机上检测”复选框。
点击“下一步”。
在“如何处理该邮件”对话框中，点击“将邮件移动到指定的文件夹中”。
在“规则描述”框中，点击“指定”，然后点击您创建的文件夹（例如未知发件人），然后点击“确定”。
点击“下一步”。
在“添加例外规则”对话框中，选中“除非发件人在指定的通讯簿中”复选框。
在“规则描述”框中，点击“指定”。
在“添加地址列表”对话框中，选择“Outlook地址簿”，点击“添加”，然后点击“下一步”。
输入规则的名称，点击“完成”，然后点击“确定”。


75.使用文本框定位剪贴画
来自Tony Ramirez, Palm Bay, 佛罗里达

文本框是可移动、可改变大小的文本或图片容器。在Microsoft Word中，当您需要精确控制文档中剪贴画的位置时，您可以使用文本框。

在“绘图”工具栏中，点击“文本框”。
点击包含“在此处创建图形”的文本框边界，然后点击出现的文本框，并把它拖动到您希望定位图片的位置上。
要在文本框中添加剪贴画，请将光标放在其中，点击菜单栏中的“插入”，指向“图片”，然后点击“剪贴画”。
在“插入剪贴画”任务窗格中，使用搜索界面来选择您的剪贴画。
您可以使用“绘图”工具栏中的其他选项来改进一个文本框—例如更改填充的颜色—就和您可以对其他绘图对象做的一样。当使用文本框来显示图片时，请确保将文本框的线条颜色改为“无线条颜色”。


76.方便地访问您经常使用的文档
来自 Tony De Lucia, Lexington, 肯塔基

工作菜单是一个鲜为人知的重要Word特性。您可以使用工具菜单来保存常用Word文件的方便访问列表。

要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：

在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡。
在“类别”方框中，点击“内置菜单”。
点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中。
有了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的Word文档添加到您的列表中。下面是所用的选项：

要将当前的文档添加到工作菜单中，请在“工作”菜单中，点击“添加到‘工作’菜单”。
要打开工作菜单中文档，请在“工作”菜单中，点击您希望打开的文档。
要从工作菜单中删除一个文档：
按CTRL+ALT+－ (破折号键)。您的指针将变成大的粗体下划线。
在“工作”菜单中，点击您希望删除的文档。


77.演示过程中在幻灯片上书写
来自From Prashant Sood, Noida, 印度

作为一个演示人，您是否希望能够在幻灯片放映过程中在幻灯片上书写呢—例如画一个图表或在一个词下划线？Microsoft PowerPoint?包括了一个虚拟注释画笔，它使您能够在演示的同时在幻灯片上书写。

要在幻灯片放映过程中使用注释画笔：

在幻灯片放映视图中打开演示文稿。
在窗口中点击右键，指向“指针选项”，点击“绘图笔”。
画笔使用结束后，按ESC键。
编者注：在您离开这个幻灯片时，所有的注释画笔记号将全部消失，因此不要使用注释画笔来记录您以后要使用的注释。对于那些您希望保存的注释请使用会议记录或演讲者备注。


78.PowerPoint演示文稿的更多设计选项
来自 Stewart, 地址不祥

PowerPoint 2002的新特性之一就是您可以在单个演示文稿中使用多个幻灯片母版。幻灯片母版是存储信息的设计模版元素，包括风格、占位符和配色方案。有了这个特性，您就可以对演示文稿中的所有幻灯片做全面更改——例如替换一种字体风格。

在使用多个幻灯片母版时，请记住如果您要全面更改您的演示文稿，您需要改变每一个幻灯片母版。

要插入一个幻灯片母版：

在“视图”菜单中，指向“母版”，然后点击“幻灯片母版”。
执行下列步骤的其中之一：
要插入使用PowerPoint默认风格的幻灯片母版，在“幻灯片母版视图”工具栏中，点击“插入新幻灯片母版”。
要通过添加新的设计模版来插入幻灯片母版，在“格式”工具栏中，点击“设计”，指向您需要的设计，点击箭头，并在快捷方式菜单中选择其中的一个选项。
要替换或添加幻灯片母版：

在“视图”菜单中，指向“母版”，然后点击“幻灯片母版”。
在工具栏中点击“设计”。
如果您要替换演示文稿中的选定母版，而不是所有的母版，请在左侧的缩略图选择母版
在“幻灯片设计”任务窗格中，指向您需要的模版，点击箭头，然后执行下列步骤之一：
要使用新设计模版的母版替换所选定的母版，请点击“替换所选设计”。
要使用新设计模版的母版替换所有的当前母版，请点击“替换所有设计”。
要在演示文稿中添加新的设计模版和母版，请点击“添加设计方案”。
编者注：您正在使用的所有设计模版都将显示在“幻灯片设计”任务窗格的“在此演示文稿中使用”中。您可以在普通视图中将这些模版应用到幻灯片上。


79.快速清除所有的电子表格格式
来自Thomas Nilsson, Malm?, 瑞典

现在有一种方便的方法来快速的清除所有Microsoft Excel电子表格的格式。

在Excel 2002版中：

点击电子表格中的任一单元格，然后按CTRL+A，选择电子表格中的所有单元格。
在“编辑”菜单中，指向“清除”，然后点击“格式”。


80.创建最常用命令的菜单
来自Haroon Sheikh, Jalal-Pur-Jattan (Gujrat), 巴基斯坦

无论您使用哪一个Office XP程序，您都可以使得它们更好地为您服务。Word、Excel、PowerPoint和Outlook都为您提供了创建最常用命令的自定义菜单的选项。下面就是使用方法：

在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡。
在“类别”方框中，点击“新菜单”，然后将“新菜单”从“命令”方框拖动到您希望显示这个菜单的菜单栏或工具栏位置。
在新菜单上点击右键，然后在快捷方式菜单的“名称”方框中输入您所希望的名称。按ENTER。
要在您的新菜单中添加一个命令，请在“类别”方框中选择一个类别，然后将命令从“命令”方框拖动到您的自定义菜单中。