[推荐]：巧用EXCEL整理电子邮箱 zt

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以我个人的使用感觉，EXCEL在数据处理方面的体贴设计，为用户考虑的十分周到，可谓是只有我想不到的，没有它做不到的。但作为一般的用户，没有谁会看完了全部帮助文件才开始用它，都是在使用过程中有了问题才去翻帮助。但有时限于经验缺乏，并不见得能将问题很准确地对号入座。 有时很简单的问题，反而用了很复杂的方法来解决。比如，按文本字数筛选单位名称，我就是用了一个很复杂的方法之后，才发现原来用自动筛选中的通配符“？”就能很容易地解决。所以，平时还是应多看看帮助和与同行们作些这方面的经验交流，这样才可少走弯路，多多交流也大有好处。

　　前一段时间，本地信息港由于进行169和163两网合并，公布了一些169、163重名用户名单，大约有四百多个。这可是个收集邮箱地址的好机会，对本人的工作而言，本地网友的邮箱收集作用多多。 虽然只有帐号和用户名，但只要加上本地邮件服务器的主机名，不就是完整的电子邮箱了吗，这些工作自然是用EXCEL来帮忙处理最省事了。在邮箱的收集整理过程中，通过不断地解决问题，摸索出了一些的EXCEL使用经验和技巧，现整理出来，一是作为自己的备忘录，二是为同道中人提供一些应用实例参考。

　　一、用合并函数“&”合并电子邮箱

　　由于信息港只提供了用户名，后面的邮件服务器的主机名得自己加上(本地为jm.hb.cninfo.net)。 面对这这四百多个用户名，如果用复制、粘贴的方法去做，还真是个很费时和很需要耐心的事情。 但如果用文本合并函数来解决，则显得轻松许多。

　　在表中点C2，双击单元格键入如下内容：“=A2&"@jm.hb.cninfo.net” 回车后会看到合并结果，即zxming_jm@jm.hb.cninfo.net。复制该单元格，选中C2：C8，单击右键 ，点“选择性粘贴”，然后选中“公式”前面的选择圆框。

　　按确定之后，即可得到全部合并出来地邮箱地址。 但这个结果是依赖前面的帐号(A列)而产生的，要想让它独立存在，还在做一些处理。 复制C1：C8，在D1处单击右键，在选择性粘贴中选中“数值”后按确定，参见图二。 然后， A、C两列便可删除了。


二、用自动筛选功能分离个人和单位邮箱地址

　　由于准备将这邮箱地址配合WORD中的邮件合并功能使用，邮件地址要进行一些分类。所以，对其中单位性质的邮箱应分离出来另存。

　　经分析，发现单位和个人地址的区别主要在于文本字符的数量上，个人名没有超过三个字的，单位的则都在四个字以上。根据这个区别，运用自动筛选功能可以解决了。具体操作：点击数据—筛选—自动筛选，出现下图。按图三所示进行设置。

　　注意：黑点在“或”的前面。 将筛选结果剪切后另存，就实现了单位和个人地址的分离。

三、用高级筛选功能去掉无效地址

　　运用WORD的邮件合并功能，做了一次广告群发。发现有十多个地址是无效的，这样就需将这些地址从中去掉。在EXCEL中这个问题有两种方法解决。一是查找一个删除一个，二是通过高经筛选功能一次清除。如果要删除的内容不多采用前者比较简单，但对于多条数据的查找，还是用高级筛选功能效率显著一些。每次看到“高级筛选”这个功能时都有些敬而远之的想法，总有些用起来会很复杂的感觉。但是通过这个事情一试，到觉得没想象的那么难。 点击数据—筛选—高级筛选，可见到下图情况。

　　图中上面部分的是包含无效地址的总表，对应高级筛选中的数据区域，下面部分是无效的地址。为条件区域。将筛选出来的结果选中整行删除(保留标题行)，然后再打开：数据—筛选—全部显示，便是全部有效的地址了。